KonMari metodoaren hirugarren kategoriarekin hasiko gara: paperak edo dokumentuak. Zure izaeraren eta, batez ere, dokumentuekin duzun harremanaren arabera, kategoria hau munduko gauzarik errazena irudituko zaizu. Edo, justu kontrakoa, paper horien artean lanean ariko garela pentsatzeak bakarrik, gordeta dituzun armairua giltzapetu eta korrika ateratzeko gogoa emango dizu. Baina, ei, ez da ezer gertatzen!
KonMari prozesuak bidelaguntzen ditudanean, kategoria honetan dudan helburu nagusia da konplikatua sinple bihurtzea.
ZER SARTZEN DEN KATEGORIA HONETAN
Paper edo dokumentu forma duen edozer sartzen da kategoria honetan:
– Nortasun agiria edo pasaportea.
– Tituluak, ziurtagiriak, ikasketetako kalifikazioak…
– Lan-kontratuak eta nominak…
– Salerosketa, alokairu eta abarren kontratuak…
– Oinordetza agiriak…
– Aseguruak…
– Fakturak, tiketak, ordainagiriak, bankuko dokumentazioa, zergak…
– Isunak…
– Kupoiak, bonuak…
– Garantiak…
– Oparitarako txartelak, enpresa-txartelak…
Denbora eta gogoa izango bazenu, hemen sar dezakezu papergintzarekin zerikusia duen oro ere: orri zuriak, koadernoak, karpetak, boligrafoak, errotulagailu eta margoak, erregela eta konpasak, guraizeak, gutunak, zigiluak, oparitarako papera…
NONDIK HASI
Paperak dira etxean gehien pilatzen diren gauzetako bat, ezta? Bizitza propioa balute bezala da; despistatu orduko behar baino gehiago pilatuko zaizkizu. Horregatik, garrantzitsua da arreta jarri eta etxean dokumentuak gordetzeko leku zehatz bat izatea. Horrela, uneoro jakingo zein paper dituzun, eta ez zaizkizu pilatuko.
Zure paperak txukuntzen hasteko, betiko moduan, berrikustea da lehenengo urratsa. Horretarako, paperak azpikategoriatan edo talde txikiagotan banatzea gomendatzen dizut. Hemen kategoriak banatzeko modu bat proposatuko dizut, baina egokiena iruditzen zaizun moduan egin dezakezu sailkapena:
– Ezinbestekoak: titulu, kontratu, nortasun-agiri eta antzeko dokumentu garrantzitsu guztiak.
– Behin-behinekoak: eguneroko bizitzan erabiltzen ditugun dokumentu administratibo garrantzitsuak, hala nola fakturak, nominak, ordainagiriak, bermeak, tiketak…
– Baztergarriak: bonuak, propaganda, ohar pertsonalak…
– Bestelakoak: hainbat funtzio bete ditzaketen paperak; esaterako, gutun pertsonalak. Horiek itxuraz paperen kategorian sartuko bazenituzke ere, duten lotura emozionalagatik objektu sentimentalen kategorian kudeatzen dira.
Dena den, ez arduratu banaketa nola egin zehazki ez badakizu; hasi errazena egiten zaizun dokumentutik, eta utzi amaierarako zailak iruditzen zaizkizunak.
MURRIZTU AHAL DUZUN GUZTIA
Kategoria honetan, inoiz baino kontu handiagoa izan behar duzu paper bakoitza aztertzeko orduan; jarri arreta, ez nuke-eta nahi gabe dokumentu garrantzitsurik botatzerik nahi.
Kasu honetan, oso lagungarria izan daiteke legeak apur bat ezagutu eta administrazioari buruzko oinarrizko ezagutza batzuk izatea. Gomendatzen dizut saioaren aurretik Interneten dokumentu garrantzitsuak zein diren eta zenbat denboran gorde behar dituzun bilatzea. Baina ez larritu, ez du sekulako ikerketa izan behar, ziur oinarrizko informazioa topa dezakezula bilatzaileko lehenengo bi orrialdeetan. Zalantza zehatzagoak badituzu, profesional batengana jotzeko esango nizuke.
Artikulu honetan, ez dut emango horren inguruko daturik badaezpada; denborarekin legeak aldatu egiten dira, eta nahasgarria izan daiteke.
Helburua da paperen bolumena ahalik eta gehiena murriztea. Hortaz, saiatu behar duzu objektibotasunari eutsiz ahalik eta paper gehien baztertzen. Gakoa zera da, dokumentu gutxi badituzu, beti zehazki non dituzun badakizu eta modu eroso batean antolatuak badaude, nagikeria edo haiei aurre egiteko beldurra desagertuko dela.
NOLA ANTOLATU ZURE DOKUMENTUAK
Marie Kondok zure dokumentu guztiak hiru karpetatan gordetzea gomendatzen du. Oso sistema erraza eta praktikoa da, ikusiko duzu!
1// BEHIN BETIKOAK: karpeta honetan betirako gorde behar diren baina ia inoiz erabiltzen ez dituzun agiri garrantzitsuak sartuko dituzu (formakuntzetako tituluak, oinordekotzak, etxearen salerosketa kontratua, etxeko asegurua…).
Horretarako plastiko gardenezko karpeta bat erabiltzea gomendatzen dizut. Ez dira agiri asko gordetzen karpeta horretan; hortaz, paper baten bila zoazenean, gainontzekoak ere berrikusteko aukera emango dizu.
2// BEHIN-BEHINEKOAK: hauek ere agiri garrantzitsuak dira, baina denbora batez bakarrik gorde behar direnak (fakturak, nominak, garantiak…).
Kasu honetan, sailkagailu edo sailkatzeko balio duten karpetak dira egokienak. Agiri mota bat baino gehiago izango dituzu, eta familiaka gordetzeko aukera emango dizu.
3// KUDEATZEKE: presa duten dokumentuak edo berehala kudeatu daitezkeenak izango lirateke (isunak, ordainagiriak, bonuak, opari-txartelak…).
Horientzat karpeta bat baino gehiago kaxa edo erretilu moduko zerbait erabiliko nuke. Helburua erretilu hori beti, edo ia beti, hutsik izatea da. Hutsik badago zure dokumentuak kontrolpean dituzun seinale izango baita. Horretan lagundu diezazukeen ohitura bat zera da, karpeta hori berrikusi eta kudeatzeko astean egun finko bat ematea. Nik ostiral arratsaldeak erabiltzen ditut, burua ez baitut izaten gai sakonetan lanean aritzeko.
Beharbada, zalantza izango duzu zertan bereizten diren lehenengo eta bigarren karpeta (behin betikoak eta behin-behinekoak). Bi kasuetan agiri garrantzitsuak gordeko dituzu, baina aldea kontsulten maiztasunean dago, edo zenbat denboraz gorde behar dituzun. Kasu batzuetan, karpeta batetik bestera aldatu beharko dituzu momentu jakin batean. Adibidez, lan bila bazabiltza, agian formakuntza-tituluak “behin-behineko” karpetan gorde beharko dituzu. Bilaketa amaitzen duzunean, aldiz, “behin betiko” karpetara aldatu beharko zenituzke. Argi ikusten duzu? Sinplea da sistema, ezta? Zure bizitza erraztu eta lagungarria izatea espero dut.
Besarkada bat
Argazkia
